Ποιοτική μηχανογράφηση: Τα 6 “Ναι” που πρέπει να διαθέτετε για την επιχειρηματική επιτυχία
Η μηχανογράφηση έχει γίνει αναπόσπαστο μέρος των σύγχρονων επιχειρήσεων, φέρνοντας επανάσταση στον τρόπο με τον οποίο διεξάγονται οι εμπορικές, λογιστικές και παραγωγικές δραστηριότητες. Προκειμένου να μετρηθεί η ποιότητα της μηχανογράφησης σε αυτούς τους τομείς, έχει καθοριστεί ένα σύνολο έξι θεμελιωδών στόχων. Το παρόν άρθρο διερευνά αυτούς τους στόχους και τη σημασία τους για τη διασφάλιση της επιτυχίας των επιχειρήσεων στον τομέα της μηχανογράφησης. Με την επίτευξη αυτών των στόχων, οι επιχειρήσεις μπορούν να εξορθολογίσουν τις δραστηριότητές τους, να ενισχύσουν την αποδοτικότητα και να ανοίξουν το δρόμο για περαιτέρω εξελίξεις στην τεχνολογία των πληροφοριών.
Στόχος 1: Ακριβής διαχείριση του υπολοίπου των αποθεμάτων κατά ποσότητα και αξία
Ο πρώτος στόχος επικεντρώνεται στη διατήρηση ενός σωστού ισοζυγίου αποθεμάτων, που περιλαμβάνει ποσότητες και αξίες. Με την επίτευξη αυτού του στόχου, οι επιχειρήσεις αποκτούν σε πραγματικό χρόνο εικόνα των επιπέδων των αποθεμάτων τους, συμπεριλαμβανομένων των υλικών, των προϊόντων και των ημιτελών προϊόντων. Αυτή η επίτευξη σηματοδοτεί την αποτελεσματική διαχείριση των διαδικασιών αγορών, εισαγωγών, παραγωγής, κοστολόγησης, διανομής και πωλήσεων. Αναδεικνύει επίσης τη σημασία της καλά οργανωμένης υποδομής αποθήκης και των σχετικών επιχειρηματικών διαδικασιών για την επίτευξη ακρίβειας αποθεμάτων.
Στόχος 2: Ακριβής ανάλυση του υπολοίπου πελατών και της ηλικίας αυτών
Ο δεύτερος στόχος τονίζει την ανάγκη ακριβούς διαχείρισης των υπολοίπων των πελατών και παρακολούθησης των χρόνων αποπληρωμής. Η επιτυχής επίτευξη αυτού του στόχου επιτρέπει στις επιχειρήσεις να αποκτήσουν μια επικαιροποιημένη επισκόπηση των υπολοίπων των πελατών και των σχετικών λεπτομερειών των συναλλαγών. Διευκολύνει την ολοκληρωμένη εικόνα του κύκλου εργασιών, των χρεώσεων και των πιστώσεων που σχετίζονται με τους πελάτες, επιτρέποντας την αποτελεσματική διαχείριση των πωλήσεων και των αποδείξεων.
Στόχος 3: Συμμετρική διαχείριση υπολοίπων προμηθευτών
Παρόμοια με τον στόχο 2, ο στόχος 3 υπογραμμίζει τη σημασία της διατήρησης ακριβών υπολοίπων προμηθευτών και της παρακολούθησης των χρόνων αποπληρωμής τους. Ο στόχος αυτός διασφαλίζει ότι οι επιχειρήσεις διατηρούν ισχυρές σχέσεις με τους προμηθευτές και διαχειρίζονται αποτελεσματικά τους πληρωτέους λογαριασμούς. Συμβάλλει στις αποτελεσματικές διαδικασίες προμηθειών και θέτει στέρεα θεμέλια για ένα ισχυρό σύστημα διαχείρισης προμηθευτών.
Στόχος 4: Αυτοματοποιημένη διαδικασία τιμολόγησης
Ο τέταρτος στόχος επικεντρώνεται στην αυτοματοποίηση της κρίσιμης διαδικασίας έκδοσης τιμολογίων. Η επίτευξη αυτού του στόχου σηματοδοτεί την επιτυχή ενσωμάτωση της μηχανογράφησης στις καθημερινές λειτουργίες μιας επιχείρησης. Η αυτοματοποίηση της τιμολόγησης εξορθολογίζει διάφορες πτυχές, όπως η εμπορική πολιτική, οι εκπτώσεις και η διαχείριση των εμπορευμάτων. Σηματοδοτεί επίσης την επίτευξη ενός κρίσιμου επιπέδου τεχνογνωσίας στο χειρισμό της μηχανογράφησης, ανοίγοντας το δρόμο για περαιτέρω εκπαίδευση και βελτιστοποίηση του συστήματος.
Στόχος 5: Ακριβής διαχείριση των ταμειακών ροών των αξιογράφων
Ο πέμπτος στόχος υπογραμμίζει τη σημασία της ακριβούς απεικόνισης ή δημιουργίας της ταμειακής ροής που σχετίζεται με τις συναλλαγές τίτλων. Με την επίτευξη αυτού του στόχου, οι επιχειρήσεις αποκτούν τον έλεγχο των οικονομικών πτυχών των τίτλων, συμπεριλαμβανομένων των επιταγών, των συναλλαγματικών και άλλων χρηματοπιστωτικών μέσων. Ο στόχος αυτός απαιτεί την εφαρμογή ολοκληρωμένων μηχανογραφημένων διαδικασιών για τη διαχείριση αυτών των συναλλαγών σε καθημερινή βάση.
Στόχος 6: Σωστή έκδοση Θεωρημένων Βιβλίων και Λογιστικών Καταστάσεων
Ο έκτος στόχος επικεντρώνεται στην ορθή έκδοση ελεγμένων βιβλίων και λογαριασμών. Η επίτευξη αυτού του στόχου συνεπάγεται την επισημοποίηση των μηχανογραφικών λειτουργιών και την ενσωμάτωση των υποχρεώσεων που σχετίζονται με τη φορολογία. Σηματοδοτεί την επίλυση διαφόρων εμπορικών και λογιστικών προκλήσεων και καθιερώνει τη μηχανογράφηση ως το επίσημο οργανωτικό σύστημα της επιχείρησης. Επιπλέον, δίνει τη δυνατότητα στις επιχειρήσεις να συλλέγουν πολύτιμες πληροφορίες πέραν αυτών που περιέχονται στους φορολογικούς λογαριασμούς, ενδυναμώνοντας τη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων.
Μέτρηση της ποιότητας της μηχανογράφησης
Για να αξιολογήσουν την ποιότητα της μηχανογράφησης, οι επιχειρήσεις μπορούν να θέσουν στον εαυτό τους έξι βασικές ερωτήσεις:
1. Γνωρίζω το ακριβές Υπόλοιπο Αποθεμάτων για όλα τα είδη, σε όλες τις αποθήκες, ως προς την ποσότητα και την αξία;
2. Γνωρίζω το ακριβές Υπόλοιπο Πελατών για όλους τους πελάτες, μαζί με τους σωστούς χρόνους αποπληρωμής για τον καθένα;
3. Γνωρίζω το ακριβές Υπόλοιπο Προμηθευτών για όλους τους προμηθευτές, με σωστούς χρόνους αποπληρωμής για τον καθένα;
4. Αυτοματοποιώ τη διαδικασία έκδοσης τιμολογίων από το σύστημα;
5. Ξέρω ανά πάσα στιγμή τις υποχρεώσεις μου και απαιτήσεις μου σχετικά με γραμμάτια και επιταγές;
6. Εκδίδω αυτόματα τα θεωρημένα βιβλία μου;
Εάν έχετε απαντήσει 6 φορές «Ναί» τότε η επιχείρησή σας είναι έτοιμη να προγραμματίσει τα επόμενα στάδια της μηχανογράφησης σας. Εάν υπάρχουν «Όχι» είναι σημαντικό να συμβουλευτείτε την Μηχανεμπορική ώστε να σας καθοδηγήσει σωστά.Οι περιγραφόμενοι στόχοι χρησιμεύουν ως σημείο αναφοράς για τη μέτρηση της ποιότητας της μηχανογράφησης στις εμπορικές, λογιστικές και παραγωγικές δραστηριότητες. Προσπαθώντας να επιτύχουν αυτούς τους στόχους, οι επιχειρήσεις.
