Ψηφιακή κάρτα εργασίας: Τι αλλάζει, ποια είναι τα νέα δεδομένα και πώς προετοιμάζονται οι επιχειρήσεις

Η ψηφιακή κάρτα εργασίας αποτελεί πλέον βασικό εργαλείο για την παρακολούθηση του ωραρίου, τη διασφάλιση της διαφάνειας και τη δίκαιη τήρηση της εργατικής νομοθεσίας. Με τις πρόσφατες νομοθετικές αλλαγές, εισάγονται νέες έννοιες όπως η ευέλικτη προσέλευση, ο χρόνος προετοιμασίας και η καταγραφή σημάνσεων, που δίνουν στις επιχειρήσεις περισσότερη λειτουργική ελευθερία αλλά και ευθύνες για ορθή εφαρμογή.

Η Μηχανεμπορική ΙΚΕ, ως πιστοποιημένος συνεργάτης της SoftOne, διαθέτει ολοκληρωμένες λύσεις για την πλήρη ψηφιοποίηση της παρουσίας προσωπικού και τη συμμόρφωση με το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, καλύπτοντας κάθε ανάγκη από τη μικρομεσαία επιχείρηση έως τον μεγάλο οργανισμό.

Τι αλλάζει στη ψηφιακή κάρτα εργασίας

Το Υπουργείο Εργασίας προχώρησε σε σημαντικές βελτιώσεις του πλαισίου εφαρμογής της ψηφιακής κάρτας εργασίας, με στόχο να προσαρμοστεί στις πραγματικές ανάγκες της αγοράς.

1. Ευέλικτη προσέλευση

Πλέον, ο εργαζόμενος μπορεί με έγγραφη συμφωνία με τον εργοδότη να προσέρχεται στην εργασία του με ευελιξία έως 120 λεπτών ημερησίως από την δηλωμένη ώρα έναρξης.
Η διάταξη αυτή εξυπηρετεί τόσο επιχειρήσεις με ωράρια βαρδιών όσο και εταιρίες γραφείου που θέλουν να προσφέρουν ευελιξία στους υπαλλήλους τους, διατηρώντας όμως πλήρη διαφάνεια μέσα από την ηλεκτρονική καταγραφή.

2. Χρόνος προετοιμασίας

Για πρώτη φορά θεσμοθετείται ο «χρόνος προετοιμασίας», δηλαδή το διάστημα πριν και μετά την εργασία, που δεν θεωρείται χρόνος απασχόλησης.

• Στη βιομηχανία: έως 30 λεπτά πριν και μετά.

• Στους λοιπούς κλάδους: έως 10 λεπτά πριν και μετά.

Έτσι, αποσαφηνίζεται πότε ξεκινά και πότε λήγει η πραγματική εργασία, χωρίς να επιβαρύνεται ούτε ο εργαζόμενος ούτε ο εργοδότης.

3. Χρονικά σημεία σήμανσης

Η σήμανση (το «χτύπημα» της κάρτας) πρέπει να πραγματοποιείται μετά τον χρόνο προετοιμασίας κατά την έναρξη και πριν από αυτόν κατά τη λήξη της εργασίας.
Η ρύθμιση αυτή αποτρέπει παρερμηνείες και καθιστά σαφές πότε ξεκινά η παραγωγική δραστηριότητα.

4. Μονές σημάνσεις & ανοχή σφάλματος

Προβλέπεται ένα όριο τριών (3) μονών σημάνσεων ανά μήνα χωρίς επιβολή προστίμου, αλλά με απλή σύσταση από την Επιθεώρηση Εργασίας.
Έτσι αντιμετωπίζονται πρακτικά σφάλματα ή παραλείψεις, χωρίς να επιβαρύνεται η επιχείρηση με υπερβολικές κυρώσεις.

5. Κυρώσεις & έλεγχοι

Η μη χρήση ή η ελλιπής λειτουργία της ψηφιακής κάρτας συνεπάγεται πρόστιμο 10.500 € ανά εργαζόμενο, ενώ σε επαναλαμβανόμενες παραβάσεις μπορεί να επιβληθεί προσωρινή διακοπή λειτουργίας.
Η συμμόρφωση, επομένως, δεν είναι απλώς νομική υποχρέωση αλλά επιχειρηματική αναγκαιότητα.

Πώς μπορούν οι επιχειρήσεις να προετοιμαστούν

Η ομαλή μετάβαση στη νέα ψηφιακή πραγματικότητα απαιτεί ολοκληρωμένες λύσεις διαχείρισης προσωπικού που συνδέονται απευθείας με το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, προσφέρουν ακρίβεια στα δεδομένα και ευκολία στη χρήση.

Η Μηχανεμπορική ΙΚΕ, με πολυετή εμπειρία στη μηχανογράφηση επιχειρήσεων, προσφέρει εξειδικευμένες λύσεις της SoftOne που καλύπτουν κάθε κατηγορία επιχείρησης:

Για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις: Prosvasis – SoftOne ERGANI

Η εφαρμογή Prosvasis – SoftOne ERGANI είναι μια πρακτική και οικονομικά προσιτή λύση που επιτρέπει την απευθείας επικοινωνία με το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, εξασφαλίζοντας:

• Αυτόματη καταγραφή προσέλευσης και αποχώρησης.

• Αποστολή αρχείων στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση.

• Ευκολία χρήσης και παρακολούθηση από τον υπεύθυνο προσωπικού.

• Συμμόρφωση με τις τελευταίες οδηγίες του Υπουργείου Εργασίας.

Ιδανική επιλογή για επιχειρήσεις που δεν διαθέτουν μεγάλο τμήμα HR αλλά θέλουν να λειτουργούν απολύτως νόμιμα και οργανωμένα.

Για μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις: SoftOne – myERGANI Live

Για οργανισμούς με μεγαλύτερο αριθμό εργαζομένων, η SoftOne προσφέρει την πλατφόρμα myERGANI Live, η οποία συνδυάζει:

• myWorkplace App: επιτρέπει στους εργαζόμενους να δηλώνουν εύκολα προσέλευση, αποχώρηση και άδειες από το κινητό τους.

• S1 Ergani QR Scanner: δυνατότητα σήμανσης μέσω QR code και άμεση διασύνδεση με το HRMS & τη μισθοδοσία.

• Πραγματικό χρόνο ενημέρωσης του ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ με όλες τις κινήσεις προσωπικού.

• Στατιστικά, αναφορές και alerts για καθυστερήσεις ή παραλείψεις.

Πρόκειται για μία ολοκληρωμένη λύση που υποστηρίζει πλήρως τη ψηφιακή κάρτα εργασίας σε πολυπλοκότερα περιβάλλοντα με βάρδιες, πολλαπλές εγκαταστάσεις ή κινητές ομάδες.

Η συμβολή της Μηχανεμπορική ΙΚΕ στην ψηφιακή μετάβαση

Η Μηχανεμπορική ΙΚΕ εξειδικεύεται στη μηχανογράφηση και αυτοματοποίηση επιχειρησιακών διαδικασιών.
Με εμπειρία δεκαετιών και πιστοποιημένες συνεργασίες με τη SoftOne, προσφέρει:

• Ανάλυση αναγκών και επιλογή κατάλληλης λύσης (Prosvasis ή myERGANI Live).

• Εγκατάσταση, παραμετροποίηση και εκπαίδευση προσωπικού.

• Συνεχή τεχνική υποστήριξη και ενημέρωση για αλλαγές στη νομοθεσία.

• Διασύνδεση με ERP, HRMS και συστήματα μισθοδοσίας.

Έτσι, κάθε επιχείρηση ανεξαρτήτως μεγέθους μπορεί να λειτουργήσει αποτελεσματικά, διαφανώς και απολύτως νόμιμα, αποφεύγοντας πρόστιμα και διασφαλίζοντας πλήρη έλεγχο του προσωπικού.

Η ψηφιακή κάρτα εργασίας δεν είναι απλώς μια τυπική υποχρέωση είναι η βάση για ένα πιο σύγχρονο, δίκαιο και ευέλικτο εργασιακό περιβάλλον.
Οι νέες ρυθμίσεις δίνουν στις επιχειρήσεις τη δυνατότητα να οργανώσουν καλύτερα τον χρόνο, να μειώσουν γραφειοκρατία και να ενισχύσουν την εμπιστοσύνη με τους εργαζομένους τους.

Με την υποστήριξη της Μηχανεμπορική ΙΚΕ και τις λύσεις Prosvasis – SoftOne ERGANI και myERGANI Live, κάθε επιχείρηση μπορεί να διασφαλίσει πλήρη συμμόρφωση, αυτοματοποίηση και λειτουργική ευελιξία στην εποχή της ψηφιακής κάρτας εργασίας.