Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής: Τι αλλάζει στη διακίνηση αγαθών και πώς προετοιμάζεται σωστά η επιχείρησή σας

Ενημέρωση 30/04/2026: Η έναρξη της Β’ Φάσης της Ψηφιακής Διακίνησης μετατέθηκε και θα εφαρμοστεί τμηματικά. Από 12/10/2026 ενεργοποιούνται οι διαδικασίες φόρτωσης, μεταφόρτωσης, παραλαβής, ιχνηλασιμότητας και ποσοτικού/ποιοτικού ελέγχου, ενώ από 01/01/2027 εφαρμόζεται η Ενιαία Κωδικοποίηση Ειδών σύμφωνα με TARIC. Διαβάστε τη νεότερη ενημέρωση εδώ

---

Η Ψηφιακή Διακίνηση Αγαθών αποτελεί ένα από τα σημαντικότερα βήματα ψηφιοποίησης της καθημερινής λειτουργίας των επιχειρήσεων. Το νέο πλαίσιο της ΑΑΔΕ δεν αφορά απλώς την ηλεκτρονική έκδοση ενός Δελτίου Αποστολής. Αφορά την πλήρη ψηφιακή παρακολούθηση της διακίνησης αποθεμάτων, από τη στιγμή που εκδίδεται το παραστατικό μέχρι την τελική παραλαβή των αγαθών.

Με την απόφαση Α.1123/2024 καθορίζονται το περιεχόμενο, ο μορφότυπος, η διαδικασία και τα κανάλια διαβίβασης των ψηφιακών παραστατικών διακίνησης στην πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ. Η διαδικασία διακρίνεται σε δύο φάσεις: την Α’ Φάση, που αφορά την ψηφιακή έκδοση και διαβίβαση των παραστατικών έναρξης διακίνησης, και τη Β’ Φάση, που αφορά διαδικασίες όπως φόρτωση, μεταφόρτωση, παραλαβή, ποιοτικό και ποσοτικό έλεγχο.

Για τις επιχειρήσεις, αυτό σημαίνει ότι το Δελτίο Αποστολής παύει να είναι απλώς ένα συνοδευτικό παραστατικό και μετατρέπεται σε μια ολοκληρωμένη ψηφιακή διαδικασία. Η επιχείρηση πρέπει να γνωρίζει τι διακινεί, από πού ξεκινά, πού παραδίδεται, ποιος το μεταφέρει, με ποιο μέσο, για ποιον σκοπό και σε ποια κατάσταση βρίσκεται η διακίνηση.

Τι είναι το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής

Το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής είναι το παραστατικό που συνοδεύει ψηφιακά τη διακίνηση αγαθών και αποθεμάτων. Μέχρι σήμερα, πολλές επιχειρήσεις αντιμετώπιζαν το Δελτίο Αποστολής κυρίως ως ένα έντυπο ή ηλεκτρονικό παραστατικό που εκδιδόταν για να συνοδεύσει τη μεταφορά.

Με το νέο πλαίσιο, όμως, το παραστατικό αποκτά ψηφιακή ταυτότητα, διαβιβάζεται στο myDATA και συνδέεται με έναν συνολικό κύκλο παρακολούθησης. Δεν αρκεί πλέον να εκδοθεί ένα παραστατικό. Πρέπει να παρακολουθηθεί η ίδια η διακίνηση.

Αυτό επηρεάζει άμεσα επιχειρήσεις που πραγματοποιούν αποστολές, παραλαβές, ενδοδιακινήσεις, μεταφορές μεταξύ εγκαταστάσεων, επιστροφές, τριγωνικές συναλλαγές ή συνεργάζονται με μεταφορικές εταιρείες.

Πότε γίνεται υποχρεωτική η Β’ Φάση

Σύμφωνα με το ισχύον χρονοδιάγραμμα, από 01/12/2025 έως και 30/04/2026 η διαβίβαση των δεδομένων της Β’ Φάσης στην πλατφόρμα myDATA είναι προαιρετική, ενώ από 01/05/2026 και εφεξής γίνεται υποχρεωτική. Από 01/12/2025 ισχύει επίσης η υποχρέωση ψηφιακής έκδοσης των παραστατικών διακίνησης και διαβίβασης των δεδομένων της Α’ Φάσης για όσες επιχειρήσεις δεν είχαν ήδη ενταχθεί.

Μέχρι τη δημοσίευση του παρόντος, το επίσημο χρονοδιάγραμμα παραμένει το παραπάνω. Παράλληλα, φορείς της αγοράς και λογιστικοί σύλλογοι έχουν ζητήσει παράταση, επισημαίνοντας τεχνικές και λειτουργικές δυσκολίες στην εφαρμογή της Β’ Φάσης. Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι οι επιχειρήσεις πρέπει να περιμένουν. Αντίθετα, η περίοδος αυτή πρέπει να αξιοποιηθεί για έλεγχο, παραμετροποίηση και εκπαίδευση.

Ποιες επιχειρήσεις αφορά

Το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής αφορά επιχειρήσεις που διακινούν αγαθά ή αποθέματα. Στην πράξη, επηρεάζει ένα μεγάλο μέρος της αγοράς, καθώς δεν περιορίζεται μόνο σε μεγάλες εμπορικές ή βιομηχανικές επιχειρήσεις.

Αφορά ενδεικτικά:

• εμπορικές επιχειρήσεις χονδρικής,
• επιχειρήσεις λιανικής που αποστέλλουν προϊόντα,
• e-shop με καθημερινές αποστολές,
• επιχειρήσεις με αποθήκες ή υποκαταστήματα,
• βιοτεχνίες και παραγωγικές μονάδες,
• επιχειρήσεις που πραγματοποιούν ενδοδιακινήσεις,
• επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν ίδια μεταφορικά μέσα,
• επιχειρήσεις που συνεργάζονται με μεταφορικές ή 3PL,
• επιχειρήσεις που παραλαμβάνουν αγαθά και πρέπει να διαχειρίζονται αποκλίσεις.

Για κάθε επιχείρηση, το βασικό ερώτημα δεν είναι απλώς «εκδίδω Δελτίο Αποστολής;». Το πραγματικό ερώτημα είναι: πώς διακινώ καθημερινά τα αγαθά μου και αν αυτή η διαδικασία αποτυπώνεται σωστά στο ERP μου.

Γιατί το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής δεν είναι απλή υπόθεση

Η μετάβαση στο Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής δεν είναι απλώς μία αλλαγή στην εκτύπωση ή στη διαβίβαση ενός παραστατικού. Είναι αλλαγή στον τρόπο με τον οποίο η επιχείρηση οργανώνει, καταγράφει και παρακολουθεί κάθε φυσική μετακίνηση αγαθών.

Στην πράξη, πολλές επιχειρήσεις λειτουργούσαν μέχρι σήμερα με διαδικασίες που είχαν διαμορφωθεί εμπειρικά. Για παράδειγμα, αποστολές από αποθήκη σε κατάστημα, μεταφορές μεταξύ εγκαταστάσεων, παραδόσεις με ίδια μέσα, αποστολές μέσω μεταφορικών εταιρειών, επιστροφές, μεταφορές παγίων, αποστολές για επισκευή, παραλαβές από προμηθευτές ή τριγωνικές συναλλαγές.

Με το νέο πλαίσιο, αυτές οι διαδικασίες πρέπει να αποτυπώνονται με μεγαλύτερη ακρίβεια. Το ERP πρέπει να γνωρίζει ποιος είναι ο εκδότης, ποιος είναι ο λήπτης, ποιος μεταφέρει τα αγαθά, ποιο είναι το μεταφορικό μέσο, ποιος είναι ο σκοπός διακίνησης και ποια είναι η τελική κατάσταση της αποστολής.

Αυτός είναι και ο λόγος που η εφαρμογή του μέτρου δημιουργεί έντονη ανάγκη για σωστή προετοιμασία. Δεν αρκεί να ενημερωθεί το λογισμικό. Πρέπει να ελεγχθεί αν οι πραγματικές διαδικασίες της επιχείρησης αποτυπώνονται σωστά μέσα στο Soft1 ERP.

Τι αλλάζει πρακτικά στην καθημερινή λειτουργία

Η σημαντικότερη αλλαγή είναι ότι το Δελτίο Αποστολής παύει να είναι ένα μεμονωμένο παραστατικό και μετατρέπεται σε διαδικασία με στάδια. Το παραστατικό εκδίδεται, διαβιβάζεται, συνδέεται με τη διακίνηση, παρακολουθείται και τελικά ολοκληρώνεται με την παραλαβή ή με άλλη σχετική ενέργεια.

Από 01/05/2026, με τη Β’ Φάση, η διακίνηση αντιμετωπίζεται ως πλήρης διαδικασία που περιλαμβάνει έναρξη, παρακολούθηση, σάρωση κατά την παράδοση ή παραλαβή και ολοκλήρωση του κύκλου ζωής των αποθεμάτων. Πρόσφατες αναλύσεις της αγοράς επισημαίνουν ότι εξακολουθούν να υπάρχουν πρακτικά ερωτήματα για θέματα όπως απώλεια διασύνδεσης, αδυναμία σάρωσης QR Code, πλεονάσματα, ελλείμματα και διορθώσεις.

Αυτό πρακτικά σημαίνει ότι η επιχείρηση πρέπει να παρακολουθεί τη διακίνηση μέχρι το τελικό της αποτέλεσμα. Δεν αρκεί να εκδώσει το παραστατικό. Πρέπει να γνωρίζει αν η αποστολή ξεκίνησε, αν παραδόθηκε, αν επιβεβαιώθηκε, αν υπάρχουν αποκλίσεις ή αν χρειάζεται περαιτέρω ενέργεια.

Η Β’ Φάση: από την έκδοση στην πλήρη παρακολούθηση

Η Α’ Φάση επικεντρώνεται κυρίως στην ψηφιακή έκδοση και διαβίβαση των παραστατικών έναρξης της διακίνησης στο myDATA, καθώς και στην ενημέρωση του λήπτη.

Η Β’ Φάση επεκτείνει τη διαδικασία και περιλαμβάνει φόρτωση, μεταφόρτωση, παραλαβή, ποιοτικό και ποσοτικό έλεγχο, καθώς και λοιπές διαδικασίες ψηφιακής παρακολούθησης της διακίνησης.

Η διαφορά είναι ουσιαστική. Στην Α’ Φάση η επιχείρηση έπρεπε κυρίως να εκδώσει και να διαβιβάσει σωστά. Στη Β’ Φάση πρέπει να μπορεί να παρακολουθήσει και το τι συμβαίνει μετά την έκδοση: πώς μεταφέρεται το φορτίο, αν παραδόθηκε, αν υπάρχουν αποκλίσεις και πώς ολοκληρώνεται η διαδικασία στο myDATA.

Περιπτώσεις που χρειάζονται ιδιαίτερη προσοχή

Υπάρχουν αρκετά σενάρια διακίνησης που δεν είναι πάντα απλά στην πράξη. Για παράδειγμα, μια επιχείρηση μπορεί να μεταφέρει προϊόντα από μία αποθήκη σε άλλη, να στέλνει εμπορεύματα σε πελάτη μέσω μεταφορικής, να παραδίδει προϊόντα με δικό της όχημα, να πραγματοποιεί επιστροφές ή να εμπλέκεται σε τριγωνικές συναλλαγές.

Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζονται επίσης οι περιπτώσεις όπου διακινούνται πάγια, εργαλεία, εξοπλισμός, εμπορεύματα μικρής αξίας, είδη προς καταστροφή ή ανακύκλωση, προϊόντα για επισκευή ή αγαθά που παραλαμβάνονται από τρίτους.

Σε τέτοιες περιπτώσεις, η επιχείρηση πρέπει να γνωρίζει αν απαιτείται ψηφιακό παραστατικό διακίνησης, ποιος το εκδίδει, ποια στοιχεία πρέπει να δηλωθούν και πώς πρέπει να αποτυπωθεί σωστά στο ERP.

Η σωστή απάντηση δεν είναι ίδια για όλες τις επιχειρήσεις. Εξαρτάται από τον τρόπο λειτουργίας, τα είδη που διακινούνται, τις εγκαταστάσεις, τους πελάτες, τους προμηθευτές, τα μεταφορικά μέσα και τις εσωτερικές διαδικασίες της κάθε επιχείρησης.

Για αυτόν τον λόγο, πριν την πλήρη εφαρμογή της Β’ Φάσης, είναι σημαντικό να γίνει πρακτικός έλεγχος όλων των σεναρίων διακίνησης και όχι μόνο μία τυπική παραμετροποίηση παραστατικών.

Γιατί η σωστή παραμετροποίηση στο ERP είναι κρίσιμη

Η Ψηφιακή Διακίνηση Αγαθών δεν μπορεί να αντιμετωπιστεί ως απλή φορολογική αλλαγή. Επηρεάζει το ERP, τα παραστατικά, τις αποθήκες, τους πελάτες, τους προμηθευτές, τους μεταφορείς και τη ροή εργασιών της επιχείρησης.

Στο Soft1 ERP, η διαδικασία πρέπει να συνδεθεί σωστά με τα παραστατικά, τις αποθήκες, τα στοιχεία διακίνησης και τις λειτουργίες myDATA. Η επιχείρηση πρέπει να μπορεί να εκδίδει, να διαβιβάζει και να παρακολουθεί τις εγγραφές διακίνησης με τρόπο που συμφωνεί με τις πραγματικές της διαδικασίες.

Η σωστή παραμετροποίηση πρέπει να περιλαμβάνει:

• έλεγχο των τύπων παραστατικών,
• σωστή αντιστοίχιση με τις απαιτήσεις myDATA,
• συμπλήρωση σκοπών διακίνησης,
• οργάνωση μεταφορέων και μεταφορικών μέσων,
• έλεγχο στοιχείων αποστολής και παράδοσης,
• έλεγχο αποθηκών και υποκαταστημάτων,
• παρακολούθηση των εγγραφών διακίνησης,
• εκπαίδευση των χρηστών για τις νέες ενέργειες.

Αν η παραμετροποίηση γίνει βιαστικά ή χωρίς ανάλυση των πραγματικών ροών, είναι πιθανό να εμφανιστούν σφάλματα, καθυστερήσεις ή λάθος διαβιβάσεις.

Μεταφορείς, μεταφορικά μέσα και στοιχεία διακίνησης

Ένα από τα σημεία που θα χρειαστεί ιδιαίτερη προσοχή είναι η σωστή καταχώριση των στοιχείων μεταφοράς. Πινακίδες οχημάτων, μεταφορικές εταιρείες, τρόποι αποστολής, τόποι παράδοσης και σκοποί διακίνησης πρέπει να είναι σωστά οργανωμένα μέσα στο ERP.

Σε μια επιχείρηση με καθημερινές αποστολές, λάθος ή ελλιπή στοιχεία μπορεί να δημιουργήσουν προβλήματα στη διαβίβαση και στην παρακολούθηση της διακίνησης.

Για παράδειγμα, αν μια επιχείρηση χρησιμοποιεί δικά της οχήματα, πρέπει να είναι σωστά καταχωρισμένα τα μεταφορικά μέσα. Αν συνεργάζεται με μεταφορικές εταιρείες, πρέπει να είναι σωστά οργανωμένοι οι μεταφορείς. Αν έχει υποκαταστήματα ή πολλαπλές αποθήκες, πρέπει να είναι σωστά δηλωμένοι οι χώροι αποστολής και παράδοσης.

Τι πρέπει να ελέγξει άμεσα μια επιχείρηση

Πριν την πλήρη υποχρεωτική εφαρμογή, κάθε επιχείρηση θα πρέπει να κάνει έναν πρακτικό έλεγχο ετοιμότητας.

Πρώτα, πρέπει να καταγραφούν όλα τα σενάρια διακίνησης. Δηλαδή πωλήσεις με αποστολή, ενδοδιακινήσεις, επιστροφές, αποστολές σε υποκαταστήματα, αποστολές μέσω μεταφορικής, παραδόσεις με ίδια μέσα και περιπτώσεις παραλαβής από τρίτους.

Στη συνέχεια, πρέπει να ελεγχθούν τα παραστατικά που χρησιμοποιούνται. Δεν αρκεί να υπάρχει ένας τύπος Δελτίου Αποστολής. Πρέπει να ελεγχθεί αν κάθε τύπος παραστατικού αντιστοιχεί σωστά στη λειτουργία που εξυπηρετεί.

Έπειτα, πρέπει να οργανωθούν τα βασικά αρχεία: πελάτες, υποκαταστήματα, αποθήκες, μεταφορείς, οχήματα και διευθύνσεις παράδοσης. Αυτά τα δεδομένα είναι η βάση για να λειτουργήσει σωστά η ψηφιακή διακίνηση.

Τέλος, πρέπει να εκπαιδευτούν οι χρήστες. Ο χρήστης που εκδίδει το παραστατικό πρέπει να γνωρίζει ποια πεδία συμπληρώνει. Ο υπεύθυνος αποθήκης πρέπει να γνωρίζει πώς παρακολουθείται η αποστολή. Η διοίκηση πρέπει να γνωρίζει πώς ελέγχει αν οι διακινήσεις ολοκληρώθηκαν σωστά.

Συχνά λάθη που πρέπει να αποφευχθούν

Το πρώτο συχνό λάθος είναι η αντίληψη ότι η Ψηφιακή Διακίνηση είναι απλώς μία νέα εκτύπωση με QR Code. Στην πραγματικότητα, πρόκειται για ψηφιακή διαδικασία παρακολούθησης.

Το δεύτερο λάθος είναι να γίνει η παραμετροποίηση χωρίς προηγούμενη ανάλυση των πραγματικών ροών της επιχείρησης. Άλλη διαδικασία έχει μια εμπορική επιχείρηση με καθημερινές αποστολές σε πελάτες, άλλη ένα e-shop, άλλη μια παραγωγική μονάδα και άλλη μια επιχείρηση με υποκαταστήματα.

Το τρίτο λάθος είναι να μη δοθεί σημασία στα master data. Αν οι διευθύνσεις, οι αποθήκες, οι μεταφορείς και τα μεταφορικά μέσα δεν είναι σωστά καταχωρισμένα, η λειτουργία θα παρουσιάσει προβλήματα στην πράξη.

Το τέταρτο λάθος είναι να μην εκπαιδευτεί το προσωπικό. Η Β’ Φάση εισάγει έννοιες όπως παραλαβή, απόκλιση, ποσοτικός έλεγχος, ποιοτικός έλεγχος και ολοκλήρωση διακίνησης. Αυτές οι ενέργειες πρέπει να είναι κατανοητές από τους χρήστες που χειρίζονται καθημερινά το ERP.

Γιατί δεν πρέπει να περιμένετε την τελευταία στιγμή

Παρότι υπάρχουν αιτήματα για παράταση, η επιχείρηση δεν πρέπει να βασιστεί σε αυτό. Ακόμη και αν υπάρξει νέα μετάθεση, η ανάγκη προετοιμασίας δεν αλλάζει.

Η Ψηφιακή Διακίνηση Αγαθών απαιτεί χρόνο, γιατί δεν αφορά μόνο μία τεχνική ενεργοποίηση. Απαιτεί έλεγχο παραστατικών, οργάνωση αποθηκών, καθαρισμό δεδομένων, παραμετροποίηση ERP, δοκιμές διαβίβασης και εκπαίδευση προσωπικού.

Όσο πιο σύντομα ξεκινήσει η προετοιμασία, τόσο πιο ομαλά θα λειτουργήσει η επιχείρηση στην καθημερινότητά της. Αντίθετα, η τελευταία στιγμή αυξάνει τον κίνδυνο λαθών, καθυστερήσεων και προβλημάτων στην έκδοση ή παρακολούθηση των παραστατικών.

Πώς βοηθά η Μηχανεμπορική

Η Μηχανεμπορική ΙΚΕ υποστηρίζει επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν Soft1 ERP και χρειάζονται σωστή προετοιμασία για το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής και τη Β’ Φάση της Ψηφιακής Διακίνησης Αγαθών.

Η ομάδα μας αναλαμβάνει τον έλεγχο της υπάρχουσας παραμετροποίησης, την προσαρμογή των παραστατικών, την οργάνωση των στοιχείων διακίνησης, τη σύνδεση με τις απαιτήσεις του myDATA και την εκπαίδευση των χρηστών.

Η υποστήριξη περιλαμβάνει:

• ανάλυση των πραγματικών σεναρίων διακίνησης,
• έλεγχο τύπων παραστατικών,
• παραμετροποίηση Soft1 ERP,
• έλεγχο αποθηκών, υποκαταστημάτων και διευθύνσεων,
• οργάνωση μεταφορέων και μεταφορικών μέσων,
• έλεγχο σκοπών διακίνησης,
• δοκιμαστικές διαβιβάσεις,
• εκπαίδευση προσωπικού,
• υποστήριξη κατά τη μετάβαση στην παραγωγική λειτουργία.

Στόχος είναι η επιχείρηση να συνεχίσει τη λειτουργία της χωρίς καθυστερήσεις, λάθη και περιττή πολυπλοκότητα.

Η σωστή μετάβαση δεν γίνεται την τελευταία στιγμή. Χρειάζεται έλεγχος, δοκιμές και πρακτική εκπαίδευση πάνω στις πραγματικές διαδικασίες της κάθε επιχείρησης.

Το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής αλλάζει ουσιαστικά τον τρόπο με τον οποίο οι επιχειρήσεις διακινούν και παρακολουθούν τα αγαθά τους. Η διακίνηση δεν σταματά πλέον στην έκδοση ενός παραστατικού, αλλά αποκτά ψηφιακό κύκλο ζωής, με στάδια, καταστάσεις, επιβεβαιώσεις και ελέγχους.

Για τις επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν Soft1 ERP, η έγκαιρη και σωστή παραμετροποίηση είναι καθοριστική. Όσο πιο οργανωμένα είναι τα παραστατικά, οι αποθήκες, οι μεταφορείς, τα μεταφορικά μέσα και οι χρήστες, τόσο πιο ομαλή θα είναι η μετάβαση στη νέα εποχή της Ψηφιακής Διακίνησης Αγαθών.

Η Μηχανεμπορική ΙΚΕ βρίσκεται δίπλα στις επιχειρήσεις με εξειδικευμένη τεχνική υποστήριξη, παραμετροποίηση ERP και πρακτική καθοδήγηση, ώστε κάθε επιχείρηση να είναι έτοιμη για τις νέες απαιτήσεις της ΑΑΔΕ και του myDATA.

Θέλετε να ελέγξετε αν η επιχείρησή σας είναι έτοιμη για το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής;

Η Μηχανεμπορική ΙΚΕ αναλαμβάνει την παραμετροποίηση του Soft1 ERP, τον έλεγχο των παραστατικών διακίνησης και την εκπαίδευση των χρηστών σας, ώστε η μετάβαση στη Β’ Φάση της Ψηφιακής Διακίνησης Αγαθών να γίνει σωστά και χωρίς καθυστερήσεις.

Επικοινωνήστε μαζί μας για έλεγχο ετοιμότητας και σωστή προετοιμασία της επιχείρησής σας.