«Αγορά» μηχανογραφικών υπηρεσιών: Όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για την ανάθεση υπηρεσιών
Στον σημερινό τεχνολογικά προηγμένο κόσμο, η ύπαρξη καλού hardware και software από μόνη της δεν αρκεί για να εξασφαλίσει αποτελεσματικές μηχανογραφικές υπηρεσίες. Εταιρείες όπως η Μηχανεμπορική διαθέτουν εξειδικευμένα τμήματα εξυπηρέτησης πελατών που προσφέρουν ένα ευρύ φάσμα μηχανογραφικών υπηρεσιών για την κάλυψη διαφόρων αναγκών. Επιπλέον, υπάρχουν πολυάριθμες εταιρείες πληροφορικής, λογιστικές εταιρείες, σύμβουλοι επιχειρήσεων και ανεξάρτητοι επαγγελματίες που παρέχουν υπηρεσίες σχετικές με προγράμματα όπως αυτά που προσφέρει η Μηχανεμπορική.
Η σχέση πελάτη-συμβούλου
Στον κόσμο των μηχανογραφικών υπηρεσιών, μια αρχή στέκεται πάνω από όλες τις άλλες: “Ο ΠΕΛΑΤΗΣ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΠΛΗΡΩΝΕΙ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ”. Ενώ ενθαρρύνεται ο ελεύθερος ανταγωνισμός, η Μηχανεμπορική έχει καθιερώσει σταθερά αυτή την αρχή να διέπει τη σχέση πελάτη-συμβούλου. Η τήρηση αυτής της αρχής εξασφαλίζει ότι και τα δύο μέρη, ο πελάτης και ο σύμβουλος, παίρνουν αυτό που τους αξίζει.
Ο πελάτης πρέπει να πληρώσει για τις υπηρεσίες
Είναι ζωτικής σημασίας να αναγνωρίσετε ότι οι υπηρεσίες πρέπει να πληρώνονται. Οι σύμβουλοι επενδύουν σημαντικό χρόνο για την απόκτηση τεχνογνωσίας ώστε να παρέχουν πολύτιμες γνώσεις στους πελάτες τους. Να είστε προσεκτικοί στις υποσχέσεις για “δωρεάν” υπηρεσίες που συνοδεύουν πακέτα λογισμικού, καθώς αυτές ενδέχεται να μην καλύπτουν τις συγκεκριμένες ανάγκες σας. Δώστε έμφαση στον επαγγελματισμό και απορρίψτε υποβαθμισμένες, βιαστικές υπηρεσίες ή “δωρεάν προσφορές” που μπορεί να οδηγήσουν σε επιπλοκές αργότερα.
Βάση κάθε υπηρεσίας είναι η σύμβαση υποστήριξης
Η ραχοκοκαλιά των επιτυχημένων μηχανογραφικών υπηρεσιών βρίσκεται σε μια ολοκληρωμένη Σύμβαση Υποστήριξης. Ο τεράστιος μηχανισμός επαγγελματιών της Μηχανεμπορικής είναι υπεύθυνος για την ανάπτυξη, τη βελτίωση, τον νομικό έλεγχο, την τεκμηρίωση και την υποστήριξη των εφαρμογών που χρησιμοποιούνται στην υποδομή της μηχανογράφησής σας. Καμία εξωτερική οντότητα δεν μπορεί να αντικαταστήσει αυτόν τον μηχανισμό. Οι επαγγελματίες σύμβουλοι μπορούν να ενισχύσουν αυτές τις υπηρεσίες, αλλά χωρίς Σύμβαση Υποστήριξης, οι εγκαταστάσεις μηχανογράφησης ενδέχεται να υποβαθμιστούν ή να καταφύγουν σε ανορθόδοξες και παράνομες μεθόδους.
Απαιτείται γραπτή συμφωνία
Οι γραπτές συμφωνίες προάγουν τον αμοιβαίο επαγγελματισμό και χρησιμεύουν ως ισχυρή βάση για μελλοντικές εργασίες. Η σαφήνεια των προσδοκιών ωφελεί και τα δύο μέρη, εξασφαλίζοντας μια ομαλότερη συνεργασία και αποφεύγοντας περιττές παρεξηγήσεις. Ενώ οι συμφωνίες για μικρότερα ποσά μπορεί να μην είναι απαραίτητες, είναι συνετό να υπάρχει γραπτή τεκμηρίωση για σημαντικές συμβάσεις.
Η συμφωνία πρέπει να έχει κατανοητούς στόχους
Συμφωνήστε σε στόχους που είναι σαφείς και κατανοητοί για εσάς ως πελάτη. Αποφύγετε την τεχνική ορολογία χωρίς πρακτικά αποτελέσματα για την επιχείρησή σας. Στόχοι όπως “Αυτοματοποιημένη έκδοση εγκεκριμένων βιβλίων και λογιστικών καταστάσεων” σας επιτρέπουν να αξιολογήσετε με ακρίβεια τα αποτελέσματα. Ζητήστε τη βοήθεια της Μηχανεμπορικής για να προσδιορίσετε τους σχετικούς στόχους και να δημιουργήσετε ένα πρακτικό σχέδιο δράσης.
Η σωστή μέθοδος παροχής υπηρεσιών πληροφορικής
Ανεξάρτητα από το μέγεθος του οργανισμού σας, η επιτυχία των μηχανογραφικών υπηρεσιών σας απαιτεί πέντε κρίσιμα στοιχεία:
1. Ηardware και σύστημα: Διασφάλιση της καλής λειτουργίας των μηχανημάτων, των λειτουργικών συστημάτων και των τηλεπικοινωνιών.
2. Software: Επιλογή προγραμμάτων που ανταποκρίνονται στις συγκεκριμένες ανάγκες σας.
3. Παραμετροποίηση: Προσαρμογή του προγράμματος ώστε να ταιριάζει στις διαδικασίες της εταιρείας σας.
4. Εκπαίδευση: Εξοπλισμός των υπαλλήλων σας με τις απαραίτητες δεξιότητες για την αποτελεσματική λειτουργία του προγράμματος.
5. Υποστήριξη: Έχοντας πρόσβαση σε έγκαιρη βοήθεια για τυχόν προβλήματα που μπορεί να προκύψουν.
Η θέση σε λειτουργία των μηχανογραφικών υπηρεσιών είναι μια κρίσιμη πτυχή της βελτιστοποίησης των λειτουργιών. Τονίστε τη σημασία της σχέσης πελάτη-συμβούλου και διασφαλίστε ότι και τα δύο μέρη εκπληρώνουν τις ευθύνες τους. Αποφύγετε τις συντομεύσεις και δώστε προτεραιότητα στον επαγγελματισμό και τις γραπτές συμφωνίες. Να θυμάστε ότι η επιτυχία του συστήματος μηχανογράφησής σας εξαρτάται από την κατάλληλη προσοχή στο υλικό, το λογισμικό, τη διαμόρφωση, την εκπαίδευση και την υποστήριξη. Τηρώντας αυτές τις αρχές, μπορείτε να αποκτήσετε με σιγουριά υπηρεσίες πληροφορικής που ανταποκρίνονται πραγματικά στις ανάγκες σας και προωθούν την επιχείρησή σας.
